Google Workspace أم مايكروسوفت 365: أيهما يناسب شركتك؟

اختر Microsoft 365 إذا كان فريقك يعمل طوال اليوم على Excel وWord وOutlook المثبّتة على الجهاز، أو يتبادل ملفات Office معقدة مع البنوك أو المراجعين أو الجهات الحكومية، أو يعتمد على وحدات الماكرو في Excel. واختر Google Workspace إذا كان معظم العمل يجري داخل المتصفح، ويعدّل أكثر من شخص المستند نفسه في الوقت نفسه، وتريد برامج أقل تُثبَّت وتُحدَّث على كل جهاز.

أغلب الشركات في مصر تستطيع العمل جيدًا على أيٍّ منهما. ما يحسم القرار هو المكان الذي يقضي فيه فريقك يومه، لا اسم الشركة المنتجة.

نحن نوزّع Google Workspace وMicrosoft 365 معًا ونجهّز أيًّا منهما، فلا مصلحة لنا في ترجيح أحدهما. هذه المقارنة هي ما نقوله لعملائنا في أول محادثة.

أين يعمل فريقك

Google Workspace: غالبًا داخل المتصفح، مع تطبيقات للهاتف ووضع للعمل دون إنترنت

Microsoft 365: برامج مثبّتة على الجهاز في Business Standard وPremium، ونسخ للويب والهاتف في كل الباقات

البريد

Google Workspace: Gmail باسم نطاق شركتك

Microsoft 365: Outlook وExchange باسم نطاق شركتك

المستندات

Google Workspace: Docs وSheets وSlides، وتفتح ملفات Office وتعدّلها

Microsoft 365: Word وExcel وPowerPoint، وهي الصيغ التي ترسلها أغلب الجهات الخارجية

المساحة

Google Workspace: مشتركة للشركة: 30 GB لكل مستخدم في Starter، و2 TB في Standard، و5 TB في Plus

Microsoft 365: 1 TB على OneDrive لكل مستخدم، ومساحة البريد منفصلة عنها

الاجتماعات

Google Workspace: Google Meet من المتصفح: حتى 100 أو 150 أو 500 مشارك حسب الباقة

Microsoft 365: Microsoft Teams، ويجمع المحادثات والقنوات والاجتماعات في تطبيق واحد

التحكم في الأجهزة

Google Workspace: أساسي في Starter، وVault وإدارة متقدمة للأجهزة في Plus

Microsoft 365: Intune وDefender for Business وEntra ID P1 في Business Premium

باقات الشركات

Google Workspace: حتى 300 مستخدم

Microsoft 365: حتى 300 مستخدم

كلاهما يعطي كل موظف بريدًا باسم نطاق شركتك، وتقويمات مشتركة، وحجزًا لقاعات الاجتماعات، وتصفية للرسائل المزعجة. والفرق في الغالب فرق عادة. يرتّب Gmail الرسائل بالتصنيفات والبحث ويعمل داخل المتصفح، بينما يعتمد Outlook على المجلدات، ويعرفه كثيرون في مكاتب مصر من أعمالهم السابقة.

وأيًّا كان اختيارك، فالإعداد أهم من اسم المنصة. يحتاج نطاق شركتك إلى سجلات SPF وDKIM وDMARC حتى تصل رسائلك إلى صندوق الوارد عند عملائك، ولا يستطيع أحد أن يرسل بريدًا منتحلًا اسمك. نضبط هذه السجلات ونراجعها ضمن خدمة الحلول السحابية وبريد الشركات.

هذا هو السؤال الحاسم عند كثير من الشركات. صُمّمت Google Docs وSheets ليعدّل أكثر من شخص الملف نفسه في الوقت نفسه، مع حفظ كل تغيير وسجل كامل للنسخ. أما Word وExcel المثبّتان على الجهاز فما زالا المعيار في العمل الثقيل: العقود الطويلة مع تتبع التعديلات، والنماذج المالية الكبيرة، وملفات الإدارة المالية التي بُنيت على مدى سنوات.

• لا يشغّل Google Sheets وحدات الماكرو المكتوبة بلغة VBA في Excel. له لغة برمجة خاصة هي Apps Script، فالملفات المعتمدة على الماكرو إما تُعاد كتابتها أو تبقى على Excel.
• إذا كانت البنوك أو المراجعون أو المستشارون الضريبيون أو الجهات الحكومية يرسلون إليك ملفات Word وExcel وينتظرونها بالصيغة نفسها، فبرامج Office المثبّتة تجنّبك مفاجآت التنسيق.
• يفتح Google Workspace ملفات Office ويعدّلها، وكثير من الفرق تتعامل فيه مع الجداول العادية دون مشكلة.

ولا يلزم أن تختار منصة واحدة للجميع. من الترتيبات الشائعة أن تعمل الشركة على Google Workspace، ويحصل القلة الذين يحتاجون Excel المثبّت على Microsoft 365 Apps for business. هذه الباقة تشمل البرامج المثبّتة وOneDrive، دون بريد ثانٍ.

يعمل Google Meet داخل المتصفح دون تثبيت أي شيء، وهذا مفيد حين ينضم العملاء من أجهزتهم الخاصة. ويتوقف عدد المشاركين على الباقة: حتى 100 في Business Starter، و150 في Standard، و500 في Plus. وتسجيل الاجتماعات متاح بدءًا من Business Standard.

أما Microsoft Teams فيجمع المحادثات وقنوات المشروعات والاجتماعات والملفات المشتركة في تطبيق واحد، ويناسب الشركات التي تريد التواصل اليومي والاجتماعات في مكان واحد. ويغطي Google Chat الحاجة نفسها بشكل أبسط.

تجمع Google المساحة على مستوى الشركة: 30 GB لكل مستخدم في Business Starter، و2 TB في Standard، و5 TB في Plus، يتقاسمها Gmail وDrive. والمساحات المشتركة (Shared drives) ملك للشركة لا لموظف بعينه، فتبقى الملفات حين يغادر أحد.

ويعطي Microsoft 365 كل مستخدم 1 TB على OneDrive، ومساحة البريد منفصلة عنها، إلى جانب SharePoint لمواقع الفرق ومكتبات المستندات المشتركة. يتعامل SharePoint جيدًا مع المكتبات المنظّمة والصلاحيات الدقيقة، لكنه يحتاج إلى من يُعدّه بشكل صحيح.

والمشكلة الأشيع واحدة في المنصتين: ملفات الشركة محفوظة في المجلدات الشخصية لموظفين يغادرون لاحقًا. حدّد مبكرًا أين تُحفظ ملفات الشركة ومن يملكها.

المنصتان آمنتان حين تُضبطان بشكل صحيح، وضعيفتان حين لا تُضبطان. التحقق بخطوتين على كل حساب أهم من الباقة التي تختارها.

ويظهر الفرق بين الباقات في التحكم في الحواسيب والهواتف. تضيف Microsoft 365 Business Premium أداة Intune لإدارة حواسيب Windows والهواتف، وDefender for Business لحمايتها، وEntra ID P1 لقواعد الدخول المشروط. وللشركة التي لديها حواسيب Windows كثيرة دون أداة أخرى لإدارتها، تغطي هذه الحزمة الكثير. أما Google Workspace Business Plus فتضيف Vault لحفظ البريد والملفات والبحث فيها، وإدارة متقدمة للأجهزة.

ونطبّق على كل حساب نديره الأساس نفسه: التحقق بخطوتين، وصلاحيات الإدارة لمن يحتاجها فقط، وتنبيهات عند محاولات الدخول المريبة. تعرّف على خدمة الأمن السيبراني.

صُمّم Google Workspace ليعمل مع اتصال دائم. لـ Gmail وDocs وSheets وDrive وضعٌ للعمل دون إنترنت في متصفح Chrome، لكن يجب تفعيله مسبقًا على كل جهاز. أما برامج Microsoft المثبّتة فتعمل دون اتصال، وتُزامن الملفات حين يعود.

وإذا كان الإنترنت في مكتبك غير مستقر، فأصلح الاتصال بدل أن تختار البرامج على أساسه. المنصتان تعتمدان عليه، وكذلك كل نظام سحابي آخر تستخدمه. خط مخصص بسرعة محجوزة لشركتك، أو خط ثانٍ من مزوّد مختلف، يفيدك أكثر من أي اختيار بين الباقات.

كلاهما يحاسب لكل مستخدم شهريًا، وكلاهما يحدّ باقات الشركات بـ 300 مستخدم. والشركات الأكبر تنتقل إلى باقات Enterprise.

• Google Workspace: باقات Business Starter وBusiness Standard وBusiness Plus، ثم Enterprise. وتتيح Google الدفع الشهري المرن، أو سعرًا أقل مقابل الالتزام لمدة سنة.
• Microsoft 365: باقة Business Basic (نسخ الويب والهاتف فقط)، وBusiness Standard (تضيف البرامج المثبّتة)، وBusiness Premium (تضيف Intune وDefender for Business وEntra ID P1)، وMicrosoft 365 Apps for business (البرامج المثبّتة دون بريد للشركة).

الأسعار تتغير وتختلف حسب الدولة والعملة والضرائب، فراجع الأرقام الحالية في صفحة أسعار Google (يُفتح في تبويب جديد) ومقارنة باقات Microsoft (يُفتح في تبويب جديد) قبل أن تقرر. وقارن الباقة التي تحتاجها فعلًا لا الأرخص: الشركة التي تحتاج Excel المثبّت تقارن Google Workspace بباقة Business Standard، لا بباقة Business Basic.

يمكنك شراء أيٍّ منهما عبر الإنترنت ببطاقة، أو من خلال موزّع يصدر لك فاتورة محلية. نحن نوزّع المنصتين، ونجهّز ونتابع أيّهما تختار.

الانتقال من منصة إلى أخرى ممكن، لكنه مشروع قائم بذاته. صناديق البريد والتقويمات وجهات الاتصال والملفات المشتركة وصلاحياتها كلها يجب أن تنتقل، والموظفون يعيدون تعلّم عاداتهم اليومية. ويبدأ التنفيذ الصحيح بقائمة لكل صندوق بريد وعنوان بديل ومجلد مشترك، ثم تُحوَّل سجلات البريد الخاصة بالنطاق في وقت هادئ. الاختيار الصحيح من المرة الأولى أقل تكلفة.

• اختر Microsoft 365 Business Standard أو Premium إذا كانت فرق المالية أو الشؤون القانونية أو الهندسة تعتمد على Excel وWord المثبّتين، أو تستخدم وحدات الماكرو، أو تريد إدارة حواسيب Windows كثيرة من مكان واحد.
• اختر Google Workspace Business Standard إذا كان فريقك يعمل غالبًا داخل المتصفح، ويتعاون على المستندات نفسها، وتريد أبسط إعداد ممكن.
• اجمع بينهما حين يحتاج عدد قليل فقط إلى برامج Office المثبّتة: Google Workspace للجميع، وMicrosoft 365 Apps for business لهؤلاء.

لست متأكدًا أيهما يناسب شركتك؟ أخبرنا كيف يعمل فريقك اليوم، وسنرشّح لك واحدًا، ونوفّره ونجهّزه.